Gestão Integrada do Condomínio

• Presença numa 1ª Reunião sem custos nem compromisso, para apresentação dos nossos serviços e recolha de informação relevante relativa a eventuais problemas, ouvir as preocupações dos Condóminos e saber como pretendem ver a sua propriedade gerida para o futuro;
• Recolha e análise de toda a documentação existente e referente ao edifício, destino das fracções, regras e funcionamento das partes comuns, nomeadamente: o Título Constitutivo, Regulamento do Condomínio, plantas, seguros, etc.;
• Elaborar e apresentar caso não exista, ou rever o Regulamento Interno do Condomínio, face aos imperativos legais e deliberações da Assembleia Geral de Condóminos.
• Análise, digitalização e arquivo de toda a documentação necessária à gestão do Condomínio, disponibilizando-a aos Condóminos através de Aplicação de Gestão Online ou do próprio site;
• Análise, digitalização e arquivo de toda a documentação relativa a contratos com funcionários, fornecedores, arrendatários de espaços comuns, etc.;
• Elaboração de relatório do estado em que o Condomínio é entregue (Relatório Inicial do Condomínio)
• Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre registado;
• Abertura de Contas Bancárias (caso não existam) ou atualização dos movimentadores das contas existentes;
• Informatização dos dados pessoais dos Condóminos e disponibilização na Aplicação de Gestão Online, devidamente protegida e em consonância com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD);
• Informatização dos contactos dos funcionários a cargo do Condomínio (caso existam), fornecedores de bens e serviços habituais, bem como eventuais arrendatários de espaços comuns, antenas, outdoors, etc.;
• Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas de seguros obrigatórios das partes comuns e/ou das frações caso não existam ou que possam representar melhorias em termos de custo/benefício;
• Celebração de contratos e pedido de instalação inicial de contadores de água e electricidade em nome do Condomínio, caso ainda não existam;

• Organização das Assembleias de Condóminos (AC), mediante a recolha prévia de pontos de discussão e eventuais propostas a considerar, agendamento e elaboração da respectiva convocatória;
• Notificação pessoal ou envio de convocatória por correio registado, nela incluindo minuta para delegação de poderes noutro condómino ou pessoa para representação na AC;
• Presidir à Assembleia de Condóminos, anotando as presenças, apresentando os pontos de discussão, submetendo-os a votação e registando os votos e respectiva permilagem, para registo em Ata;
• Elaboração das Atas e entrega presencial ou envio por carta registada, para além da disponibilização na plataforma Online em espaço destinado ao Condomínio;
• Pesquisa de mercado, análise e negociação dos contratos existentes, com vista à optimização dos recursos financeiros do Condomínio;
• Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas de seguros obrigatórios das partes comuns e/ou das fracções caso não existam ou que possam representar melhorias em termos de custo/benefício;
• Subscrição de seguro obrigatório em nome das fracções que não tenham apresentado o comprovativo, nos termos legais e sob determinação da AGC em Ata;
• Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas para obras de reparação ou manutenção e conservação das partes comuns;
• Pagamento de facturas a fornecedores de bens e serviços (seguros, electricidade, água, manutenção elevadores, limpeza, etc)
• Efectuar o controlo mensal das quotizações em falta estabelecidas em Assembleia de Condóminos e proceder à notificação dos condóminos e respectiva cobrança;
• Elaborar e rever o Regulamento Interno do Condomínio, propondo e procedendo a alterações mediante as deliberações da Assembleia Geral de Condóminos;
• Manter actualizado e disponível para ser consultado pelos condóminos sempre que solicitado: Livro das Actas das Assembleias Gerais de Condóminos, Registos Contabilísticos, comprovativos de Receitas e Despesas, correspondência recebida e expedida, contratos, escrituras e demais documentos do condomínio;
• Actualizar mensalmente e disponibilizar online, as contas correntes de cada fracção, de acordo com o estabelecido na Assembleia Geral de Condóminos;
• Execução das deliberações tomadas em AGC, desde que de acordo com a legislação em vigor;
• Recolha de propostas de empresas prestadoras de serviços necessários ao bom funcionamento do Condomínio;
• Representação na qualidade de Administrador e sempre mandatado pela AGC perante as autoridades administrativas, judiciais e outras entidades oficiais para além das empresas fornecedoras de bens e serviços ao Condomínio, recorrendo sempre que se justifique, aos serviços externos de representação legal de solicitadoria ou advocacia;
• Receber, responder e expedir correspondência por carta ou email a entidades e empresas, em nome do Condomínio;
• Elaboração de cartas, emails ou através da plataforma online para comunicação aos condóminos a exigir a sua quota parte nas despesas aprovadas ou se em atraso;
• Elaboração, revisão e celebração de contratos com empresas e pessoas que prestem serviços ao Condomínio;
• Adjudicação direta de pequenas reparações urgentes a empresas ou pessoas dentro de montantes previamente definidos em AGC;
• Elaboração ou revisão de contratos de arrendamento de espaços comuns, antenas, outdoors, etc., subordinados a aprovação em AGC e respectiva representação do Condomínio junto dos arrendatários;
• Gestão dos contratos de arrendamento das partes comuns, antenas, outdoors, etc., incluindo cobrança de receitas, respectivos aumentos legais e contactando os arrendatários sempre que necessário;
• Garantir o cumprimento do Regulamento do Condomínio, entregando cópia a todos os Condóminos e arrendatários, bem como das suas eventuais alterações;
• Elaborar e apresentar o Orçamento Anual com a previsão de receitas/despesas para aprovação em AGC no início de cada ano e um Plano anual de manutenção e conservação do imóvel;
• Apresentação do fecho de contas do ano anterior a aprovação em AGC no início de cada ano;
• Pagamento de despesas a fornecedores e liquidação de dívidas junto de entidades públicas ou privadas, em representação do Condomínio;
• Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas para obras de reparação ou conservação das partes comuns em AGC ou Assembleia marcada estritamente para o efeito caso se verifique alguma urgência;
• Análise e gestão de serviços a contratar para a realização de pequenos arranjos ou concertos de carácter urgente no edifício ou em equipamentos cujo valor de reparação não ultrapasse o que venha a ser aprovado em AGC para esse efeito;
• Análise e propostas à AGC de conciliação/resolução de dívidas em atraso através de pagamentos faseados ou outras formas de pagamento das dívidas julgadas procedentes;
• Assegurar o cumprimento das normas de segurança contra incêndios através da colocação de sinalética, extintores, seguros obrigatórios, etc.
• Visitas regulares ao edifício para verificação do seu estado de conservação, corrigindo ou reportando avarias nos equipamentos e partes comuns, podendo ser definidos prazos mais ou menos alargados para o efeito;
• Controlo dos prazos e requisição das vistorias obrigatórias aos equipamentos do edifício (gás, elevadores, etc.);
• Acompanhamento do processo de execução das obras que se realizem nas partes comuns do edifício, por contratação em representação do Condomínio (o número de visitas depende da complexidade e prazo das obras e nalguns casos em que seja necessária uma presença mais assídua ou permanente, implicar custos adicionais);
• Analisar e propor ou actualizar os seguros das partes comuns do Condomínio ou das fracções, quando em cumprimento da legislação em vigor e por deliberação tomada em Assembleia Geral de Condóminos;
• Supervisionar a existência dos seguros obrigatórios para cada fracção (solicitação anual da apólice e do recibo correspondente ao prémio pago e em vigor)
• Propor, manter e actualizar os seguros de acidentes de trabalho dos funcionários a cargo do condomínio;
• Participação e gestão dos sinistros nas partes comuns ou privativas quando a origem seja nas partes comuns, no âmbito da apólice do condomínio, bem como no acompanhamento das obras e reparações dos danos quando o sinistro tenha tido origem nas partes comuns;

• Recolha inicial e análise de toda a documentação referente ao edifício, proprietários e destino das fracções, permilagens, etc. bem como dos balancetes dos anos anteriores e restante documentação julgada necessária para uma eficaz gestão financeira e contabilística do edifício;
• Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre inscrito e obtenção de documentação necessária, nomeadamente o cartão de pessoa equiparada a pessoa colectiva entre outra documentação fiscal;
• Registo na Plataforma Online dos dados pessoais e respectiva propriedade (tipo e destino da fracção, permilagem, etc) necessários à execução da contabilidade do Condomínio, em total cumprimento com o Regulamento Geral de Protecção de Dados (RGPD);
• Registo na Plataforma Online de todos os dados necessários à informatização das empresas fornecedoras de bens e serviços e outras entidades públicas e privadas necessárias ao processamento financeiro;
• Execução de toda a atividade financeira e contabilística através de Plataforma Online interactiva e disponível 24/7 aos condóminos mediante autenticação encriptada;
• Cobrança das quotizações aprovadas pela Assembleia através da emissão de avisos de pagamento, recibos de quitação e registo de pagamentos;
• Execução e registo na Plataforma de Gestão Online dos pagamentos efetuados a funcionários, fornecedores de bens e serviços e outras entidades públicas ou privadas;
• Criação de contas bancárias se inexistentes e gestão das mesmas em nome do Condomínio e respetivo registo de todas as movimentações. na Plataforma Online.
• Disponibilização de mapa mensal de receitas/despesas na Plataforma Online e apresentação das contas anuais em AGC;
• Elaboração do Orçamento anual, enumerando as receitas e despesas expectáveis, propondo a quota para o ano seguinte;
• Pesquisa de mercado, análise e apresentação de propostas para negociação e selecção de fornecedores de bens e serviços para optimização de custos;
• Efectuar o controlo mensal das quotizações em falta estabelecidas em Assembleia de Condóminos e proceder à notificação dos condóminos e respectiva cobrança;
• Dar cumprimento às propostas de resolução de dívidas em atraso através de pagamentos faseados ou outras formas que tenham sido aceites em AGC;
• Actualizar mensalmente e disponibilizar online, as contas correntes de cada fracção, de acordo com o estabelecido na Assembleia Geral de Condóminos;
• Execução da contabilidade geral do Condomínio através da Plataforma de Gestão Online disponível apenas aos Condóminos com acesso restrito e através de autenticação encriptada;
• Gestão das contas bancárias, depósito de receitas e movimentações aprovadas pela AGC;
• Elaboração de mapas contabilísticos ao longo do ano e de periodicidade a acertar em AGC, mapas relativos aos anos transactos sempre que se justifique;
• Elaboração de mapas de recebimento de quotas, pagamentos efetuados, movimentação de contas bancárias, etc. para apresentação de contas anual em AGC ou sempre que se justifique;
• Processamento e pagamento dos salários dos funcionários do Condomínio, caso existam;
• Processamento e pagamento de despesas correntes (água, eletricidade, gás, etc.) ou dos bens e serviços prestados por empresas ou particulares e respectivo lançamento na Plataforma de Gestão Online;
• Declaração de rendimentos aos condóminos quando exista arrendamento de espaços, com apresentação do modelo 10 às Finanças anualmente, sempre que existam valores a declarar;
• Elaboração dos mapas de distribuição dos valores das quotas aprovados em AGC e a pagar por cada condómino em cada ano;
• Emissão, disponibilização online e envio via email ou para a morada fiscal dos avisos de cobrança e respectivos comprovativos de pagamento a cada condómino;
• Elaboração e disponibilização de mapas financeiros de suporte como balanços, balancetes, contas correntes, extractos bancários, etc.
• Fecho de contas anual e apresentação ou envio das mesmas aos condóminos antes da celebração da AGC anual para aprovação das mesmas;
• Entrega das declarações fiscais relativas ao imóvel em representação do Condomínio;
• Processamento dos recebimentos e aumentos de rendas, ordinários ou extraordinários caso se verifiquem alugueres de partes comuns, colocação de antenas, outdoors, etc.;
• Acompanhamento e conciliação das contas bancárias do Condomínio e gestão do Fundo Comum de Reserva em cumprimento das deliberações da AGC;
• Pagamento de serviços contratados para a realização de obras e outros actos necessários à conservação do edifício, previamente aprovados em AGC;
• Pagamento de serviços contratados por ajuste directo para a realização de pequenos arranjos ou concertos de carácter urgente no edifício ou em equipamentos cujo valor de reparação não ultrapasse o que venha a ser aprovado em AGC para esses efeitos;
• Pagamento de serviços contratados por ajuste directo para a realização de pequenos arranjos ou concertos de carácter urgente no edifício ou em equipamentos cujo valor de reparação não ultrapasse o que venha a ser aprovado em AGC para esses efeitos;
• Realização de Assembleia no final de cada ano, no início do ano seguinte, ou sempre que tal se justifique, para apresentação e submissão a aprovação das contas;
• Elaboração e disponibilização de mapas financeiros de suporte, balanços, balancetes, contas correntes, extractos bancários, análises orçamentais e relação de condóminos devedores;
• Fechar anualmente as contas do exercício, apresentando aos condóminos, antes da celebração da Assembleia Geral Ordinária um mapa das cobranças efectuadas e um mapa com os justificativos das despesas pagas, por rubricas;

Elaboramos um plano anual de manutenção e conservação do edifício e tomamos a nosso cargo desde as pesquisas ao mercado, análise de propostas e submissão a aprovação, até à fiscalização da execução das obras aprovadas pela AGC.

• Elaboração e apresentação em AGC do Plano Anual de Manutenção e Conservação do edifício com o estado do edifício, previsão de despesas e prazos a considerar para obras mais significativas;
• Tratamos da subcontratação e calendarização das intervenções de manutenção preventiva aprovadas pelo Condomínio com base no orçamento apresentado e/ou por imposição legal;
• Visitas regulares ao edifício para verificação do seu estado de conservação, corrigindo ou reportando avarias nos equipamentos e partes comuns, podendo ser definidos prazos mais ou menos alargados para o efeito;
• Realização de pequenos trabalhos de manutenção que não exijam um grande empenhamento de meios humanos e materiais (substituição de uma lâmpada, tampas, aperto de parafusos soltos, etc.);
• Nas visitas regulares levar a cabo pequenos testes de verificação do estado dos equipamentos, sistemas e automatismos (portões, elevadores, etc.) ou, se necessário, recorrer a pessoas ou empresas especializadas, quando a complexidade dos testes e vistorias assim o exijam;
• Resolver pelos próprios meios, ou accionar os meios externos necessários, recorrendo a quem possa resolver problemas urgentes ou que possa representar qualquer tipo de perigo para a segurança de pessoas, animais, ou bens e equipamentos;
• Acompanhamento e assistência a obras que se realizem nas partes comuns do prédio cuja realização tenha sido da iniciativa da AGC ou da própria Administração, nos casos justificáveis;
• Propôr alternativas de bens e equipamentos, acessórios e novas tecnologias na perspectiva da melhoria da qualidade, redução de custos e maior durabilidade dos mesmos;
• Apresentação de propostas de intervenções de manutenção correctiva que se verifiquem necessárias, com aprovação antecipada em Assembleia Geral de todas as intervenções não urgentes, à excepção das que sejam consideradas inadiáveis que serão efectuadas e justificadas posteriormente;

• Nas visitas regulares levamos a cabo pequenos testes de verificação do estado dos equipamentos, sistemas e automatismos (portões, elevadores, etc.) recorrendo se necessário, a pessoas ou empresas especializadas, quando a complexidade dos testes e vistorias assim o exijam;
• Gerimos e acompanhamos todo o processo de apresentação das propostas de manutenção ou reparações, tendo sempre em atenção o rácio qualidade/preço e as normas estabelecidas em Assembleia Geral;
• Requerer todas as inspecções periódicas obrigatórias;
• Verificação do cumprimento de todos os regulamentos municipais e urbanísticos em vigor nas intervenções que venham a ser feitas quer nas frações, quer nas áreas de uso comum;
• Supervisão dos trabalhos e dos prestadores de serviços externos;
• Supervisão e solicitação anual de comprovativo de seguro obrigatório por Lei ou caso seja necessário, contratação do referido seguro dos Condóminos em falta, nos termos legais;
• Negociação, certificação e observância das garantias contratuais e do licenciamento e alvarás dos empreiteiros responsáveis pelas obras a cargo do Condomínio;
• Pedidos de diagnóstico e levantamentos técnicos de defeitos de construção ou de anomalias construtivas às autoridades competentes, quando mandatados pela AGC;
• Supervisão dos sistemas de segurança contra incêndios e vistoria anual do estado dos selos de segurança e sistema de incêndio;

• Contratação de novos funcionários e gestão dos respetivos pagamentos de salários, elaboração de mapas e pagamentos à Segurança Social;
• Contratação e gestão de seguros de trabalho, documentação médica e outras questões ligadas à higiene e segurança no trabalho;

• Actualização e informação aos condóminos de todas as alterações legais relevantes em matéria de propriedade horizontal, urbanismo, construção e equipamentos
• Disponibilização online das contas correntes de cada fracção, de acordo com o estabelecido em Assembleia Geral pelos condóminos;
• Colocação na área cliente das actas referentes às assembleias realizadas e documentação relacionada com as reuniões;
• Possibilidade de reportar avarias assim como acompanhar a sua situação através da nossa Plataforma de Gestão Online;
• Minutas e formulários, declarações e outra documentação que possa interessar aos Condóminos

• Recolha de toda a documentação necessária à gestão do Condomínio;
• Inscrição no Instituto dos Registos e do Notariado, caso o Condomínio ainda não se encontre inscrito;
• Registo nas Finanças e obtenção de cartão de entidade equiparada a pessoa Coletiva;
• Esclarecimento de dúvidas relativas à vida em Condomínio e à aplicação de regras de vivência, nomeadamente na aplicação do Regulamento do Condomínio;

• Gestão e acompanhamento das situações de incumprimento, accionando por delegação da AGC e sempre que necessário os mecanismos judiciais ou de recurso a meios alternativos para cobrança das quotizações em atraso (todos os custos associados ao recurso a solicitadores ou advogados, bem como as despesas com deslocações ou custas processuais das ações arbitrais ou judiciais são suportados pelo condomínio)
• Acompanhamento de processos e representação do Condomínio no recurso aos meios legais para resolução de situações ou conflitos perante terceiros e nos quais esteja envolvido o Condomínio, nomeadamente no recurso aos serviços de solicitadoria ou apoio judiciário por advogado e desde que devidamente mandatado pela AGC para o efeito;
• Apresentação e gestão de contratos de trabalho e de prestação de serviços, bem como elaboração e gestão de contratos de parcerias e protocolos de colaboração;
• Representação do condomínio perante entidades oficiais, camarárias e empresas fornecedoras para obtenção de licenças, autorizações e outra documentação necessária;
• Organização administrativa, gestão e arquivo de toda a documentação relativa aos processos e apresentação de resultados à Assembleia Geral de Condóminos;